Oznámení o ochraně osobních údajů při náboru zaměstnanců společnosti Coca-Cola HBC Česko a Slovensko, s.r.o.

Oznámení o ochraně osobních údajů při náboru zaměstnanců společnosti

Oznámení o ochraně osobních údajů při náboru zaměstnanců společnosti Coca-Cola HBC Česko a Slovensko, s.r.o.

Vyjádřením zájmu připojit se k týmu Coca-Cola HBC nám o sobě poskytnete určité osobní údaje. Společnost Coca-Cola HBC AG a její dceřiné a přidružené společnosti (v rámci těchto zásad a v rámci oznámení o výběru "CCHBC", "skupina CCHBC", "naše", "my", "nás") se zavazují respektovat vaše soukromí a spravovat vaše osobní údaje spravedlivě a bezpečně. Tímto oznámením o ochraně osobních údajů vás chceme informovat o tom, proč a jak zpracováváme vaše osobní údaje v souvislosti s náborovým procesem a v rámci příslušných digitálních platforem pro nábor zaměstnanců. Vztahuje se na osoby, které se ucházejí o zaměstnání nebo se registrují v síti CCHBC Talent Network, účastní se náborové akce, provádějí hodnocení u CCHBC nebo se účastní jiných náborových procesů.

Pokud není uvedeno jinak, je subjektem odpovědným za zpracování vašich osobních údajů neboli "správcem údajů" společnost Coca-Cola HBC Česko a Slovensko, s.r.o. Pokud se ucházíte o zaměstnání u některé z dalších společností skupiny CCHBC, je správcem údajů také tato společnost CCHBC.

Osobní údaje, které shromažďujeme

Osobní údaje můžeme shromažďovat přímo od vás, od třetích stran nebo z veřejných zdrojů a také automaticky, například prostřednictvím vašeho využívání našich náborových platforem. V tomto oznámení o ochraně osobních údajů se "osobními údaji" rozumí veškeré informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby. Mezi příklady osobních údajů patří: jméno, e-mailová adresa, IP adresa a telefonní číslo.

Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem posouzení vaší žádosti před uzavřením pracovní smlouvy s námi a na základě zákonů, kterým společnost CCHBC podléhá (např. v souvislosti s rovnými příležitostmi). Pokud nám nebudete schopni poskytnout požadované informace, nebudeme moci posoudit vaši vhodnost pro pracovní místo, o které se ucházíte, ani s vámi komunikovat.

Pokud od vás budeme požadovat další osobní údaje, sdělíme vám, zda je to za účelem plnění smlouvy nebo v důsledku zákonné povinnosti, a informujeme vás o důsledcích, které by mělo, kdybyste nám je neposkytli, a o případných rizicích spojených s použitím osobních údajů z naší strany.

Osobní údaje, které shromažďujeme přímo od vás nebo které naším jménem poskytnete personální agentuře

1.         Identifikační údaje: titul, jméno, příjmení, rodné údaje, jazyk, pohlaví, platné číslo řidičského průkazu, národního pojištění nebo jiné identifikační číslo a vaše vízum, pas nebo doklady o povolení k zaměstnání.

2.         Kontaktní údaje: adresa, telefon, e-mailová adresa a poštovní adresa

3.         Údaje o žádosti o zaměstnání: životopis, údaje z přihlášky, poznámky z pohovoru, osvědčení, diplomy, odborná kvalifikace a odborná praxe, jazykové znalosti, požadovaný plat, datum nástupu/doba oznámení, která má být brána v úvahu, délka pracovního úvazku a vaše fotografie, pokud nám ji vědomě a dobrovolně poskytnete

4.         Údaje o zdravotním stavu: (prostřednictvím našeho posudkového lékaře, omezeno na prohlášení o zdravotní způsobilosti k práci);

5.         Soudní údaje: informace o výpisu z rejstříku trestů nebo prověrce finanční bezúhonnosti či jiném nezávislém vyhledávání, potvrzení o odsouzení za trestné činy a přestupky.  

6.         Informace o pohovorech a hodnocení:

  • Videozáznamy a zvukové záznamy online pohovorů
  • Informace o plánování pohovorů
  • Výsledky testů vedoucích pracovníků a funkčních dovedností
  • Výsledky hodnocení chování v oblasti vůdčích dovedností (hraní rolí a In-trays).
  • Výsledky herních hodnocení, údaje z vaší interakce s hodnocením a analýza vašich odpovědí vzhledem ke kritériím úspěšnosti (vhodnost pro danou pracovní pozici).

7.         Průzkumy pro nábor zaměstnanců: Můžeme shromažďovat informace o našem náborovém procesu, například o tom, jak jste se o práci dozvěděli, a o vašich návštěvách náborových akcí, jako jsou veletrhy pracovních příležitostí.

8.         Speciální kategorie údajů:

  • údaje o vaší rase, pohlaví, národnostním nebo etnickém původu, náboženském vyznání nebo komunitě, abychom zajistili smysluplné monitorování a podávání zpráv o rovných příležitostech.
  • vaše případná zdravotní postižení a to, zda jste byli dlouhodobě nezaměstnaní, výhradně pro účely sledování dodržování antidiskriminační legislativy, našich zásad a našich zákonných povinností vyplývajících z antidiskriminační legislativy.
  • výsledky výpisů z rejstříku trestů nebo prověrky finanční bezúhonnosti nebo jiných nezávislých vyhledávání abychom posoudili vaši vhodnost pro danou pozici.

Pokud se rozhodneme zpracovávat některý z výše uvedených osobních údajů, budete požádáni o souhlas s takovým shromažďováním a použitím předtím, než my nebo naši zástupci vyhledávání provedeme.

Osobní údaje, které shromažďujeme automaticky

Informace o používání webových stránek. Když navštívíte naše digitální náborové platformy, shromažďujeme určité informace o vašem používání webových stránek, včetně názvu hostitele a IP adresy vašeho zařízení, typu a verze prohlížeče, typu zařízení, jedinečných identifikačních čísel zařízení, širší zeměpisné polohy (např. polohy na úrovni země nebo města), vašeho operačního systému, webové stránky, která vás na nás odkázala, stránek, které jste na našich náborových platformách navštívili, a času a doby trvání vaší návštěvy.

Soubory cookie. Ke shromažďování osobních údajů můžeme používat soubory cookie a podobné technologie. Soubory cookie jsou malé datové soubory, které se ukládají do vašeho počítače nebo mobilního zařízení při návštěvě webových stránek nebo používání online služeb. Další informace o našem používání souborů cookie naleznete v příslušném oznámení o souborech cookie náboru a v souvisejícím Centru předvoleb souborů cookie.

Osobní údaje, které shromažďujeme od třetích stran

Profesionální sociální média: Pokud ve své žádosti uvedete odkaz nebo identifikátor profesních sociálních médií, můžeme z těchto sociálních médií získat informace o vaší profesní přítomnosti.

Prověřování minulosti: S vaším souhlasem můžeme shromažďovat a zpracovávat informace od třetích stran, včetně výpisů z rejstříku trestů, abychom ověřili informace, které jste nám poskytli, a abychom provedli prověrky.

Osobní údaje, které shromažďujeme z veřejných zdrojů

Osobní údaje veřejně dostupné: o kontaktních údajích, sociálních vazbách, odborné kvalifikaci, zkušenostech a vzdělání.

Účely a právní základ pro zpracování osobních údajů:

a) Vyhodnocování žádostí o zaměstnání: Registrace vaší žádosti o zaměstnání u nás a v případě, že tato žádost spustí naše výběrové řízení, definování vašeho profesního shrnutí za účelem posouzení vaší žádosti o zaměstnání s ohledem na potenciální nábor, včetně vedení pohovoru, hodnocení jednotlivých dovedností a kompetencí, řízení uchazeče a rozšiřování, ověřování a aktualizace údajů uchazeče s cílem zajistit jejich platnost a úplnost.

b) Prověřování minulosti: Prověřování vzdělání a odborné minulosti před nástupem do zaměstnání a v jeho průběhu.

c) Kontaktování: za účelem získání informací potřebných pro uzavření pracovní smlouvy s vámi.

d) Za účelem poskytování našich IT služeb prostřednictvím platforem třetích stran.

Právní základ:

  • Plnění realizace náborového procesu autorizované vaším přijetím náborového kontraktu a v pozdější fázi, pracovní smlouvy.
  • Pro splnění naší zákonné povinnosti plnit daňové a účetní povinnosti.
  • Jsme oprávněni, pokud to zákon umožňuje, používat určité zvláštní kategorie údajů nebo údaje související s trestnými činy, například k provádění prověřování u pracovních pozic, u kterých je takové prověřování nezbytné pro posouzení vhodnosti uchazeče.
  • Společnost CCHBC má oprávněný zájem používat osobní údaje, které se dozví o efektivitě našeho náborového úsilí a k posouzení vaší žádosti před uzavřením pracovní smlouvy s námi. Také v případě, že vaše žádost bude úspěšná, budou údaje shromážděné během období podávání žádosti uchovávány a jejich zpracování bude podléhat Oznámení o ochraně osobních údajů zaměstnanců společnosti CCHBC. Konkrétně mohou být údaje z přihlášky, včetně vašich osobních údajů uvedených ve vašem životopise, zpracovány pro další účely zaměstnání, např. aby společnost CCHBC mohla plně identifikovat a využít zkušenosti, oborové a profesní znalosti, dovednosti a talenty zaměstnanců společnosti.

Udržování aktuální databáze uchazečů: Udržování databáze uchazečů o zaměstnání, aby bylo možné kontaktovat potenciální uchazeče, pokud budou nějaké budoucí pracovní nabídky odpovídat jejich profilu. Obohacování údajů je proces používaný k vylepšování, ověřování a aktualizaci kontaktních údajů uchazečů, aby byla zajištěna jejich přesnost a úplnost. Obohacování údajů lze použít pro určité klíčové kategorie osobních údajů, které jednotlivci zveřejňují na webu.

Právní základ: Výslovný souhlas s výběrem na další pracovní pozice a se zapojením do sítě Coca-Cola HBC Talent Network.

Automatické rozhodování

V rámci náborového procesu nepraktikujeme automatické rozhodování. Uchazeče zařazujeme do užšího výběru pomocí manuálního výběrového řízení, přičemž zohledňujeme odpovídající zkušenosti a dovednosti pro danou pracovní pozici.

Jak zveřejňujeme osobní údaje

Vaše údaje můžeme sdílet s ostatními společnostmi skupiny CCHBC za účelem výběru uchazečů o zaměstnání a v případě, že budete přijati, v rámci pracovního poměru. Poskytované osobní údaje omezujeme na ty, které jsou pro ně přiměřeně nezbytné k výkonu jejich funkcí, a požadujeme, aby souhlasily se zachováním důvěrnosti těchto informací.

  • Týmu CCHBC People and Culture. Podrobnosti o vaší žádosti můžeme sdělit personálním a řídícím týmům dalších členů skupiny CCHBC , například zaměstnancům, kteří se podílejí na našich náborových a výběrových procesech, a příslušným vedoucím pracovníkům.
  • Týmu Talent Acquisition Team CCHBC. Vaše osobní údaje můžeme zpřístupnit týmům pro řízení talentů
  • Týmu People and Services Team (BSO), který poskytuje administrativní služby pro váš nábor týmu pro získávání talentů.
  • Třetím stranám jako zpracovatelům.  Vaše osobní údaje můžeme zpřístupnit:
    • Poskytovatelům IT služeb. poskytovatelům služeb třetích stran, kteří nám poskytují hosting, údržbu a další služby. Tyto třetí strany mohou mít přístup k vašim osobním údajům nebo je zpracovávat v rámci poskytování těchto služeb pro nás,
    • Poskytovatelům provádějícím kontroly před nástupem do zaměstnání,
    • Hodnotitelským společnostem nebo subjektům poskytujícím služby online pohovorů,
  • Personálním agenturám, které nám čas od času pomáhají při náboru a výběru zaměstnanců.

Dodržování zákonů a prosazování práva. Vyhrazujeme si právo zveřejnit vaše osobní údaje, pokud to vyžaduje zákon nebo pokud se domníváme, že je zveřejnění nezbytné k ochraně bezpečnosti nebo integrity našich náborových platforem nebo k ochraně oprávněných zájmů, práv, majetku nebo bezpečnosti společnosti CCHBC, jejích zaměstnanců nebo jiných osob či,  na vyžádání orgánů státní správy.

Mezinárodní přenosy údajů

Vaše osobní údaje uchováváme zásadně v zemi, ve které se ucházíte o práci. Někdy je však nutné, abychom údaje o vaší žádosti poskytli jiným společnostem ze skupiny CCHBC, které se nacházejí mimo Evropský hospodářský prostor, a to pro účely vašeho výběru. Pokud tak učiníme, zajistíme, aby takové předávání zajišťovalo odpovídající úroveň ochrany osobních údajů (a v případě potřeby používáme "vzorové smluvní doložky" schválené EU, abychom to zajistili).

Pro více informací o výše popsaných předáních a odpovídajících zárukách, které používáme k ochraně těchto předání, nás můžete kontaktovat prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů.

Doba uchovávání

Přijímáme opatření k vymazání vašich osobních údajů nebo je uchováváme ve formě, která neumožňuje vaši identifikaci, pokud tyto údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které je zpracováváme, pokud nám zákon neukládá uchovávat tyto údaje po delší dobu. Při určování doby uchovávání údajů bereme v úvahu různá kritéria, například pozici, o kterou jste se ucházeli, zda byla žádost úspěšná, povahu a délku našeho vztahu s vámi, očekávaná budoucí volná pracovní místa odpovídající vašemu profilu, povinné doby uchovávání stanovené zákonem a příslušné promlčecí lhůty.

V případě, že vaše žádost není úspěšná, uchováváme vaši žádost zpravidla po dobu až jednoho 1 roku, ale konkrétní doba uchovávání se může v jednotlivých zemích lišit, nebo pokud jste nám poskytli souhlas s tím, abychom vaše osobní údaje uchovávali po delší dobu. 

Pokud jste nám umožnili, abychom vás zvážili pro další pracovní příležitosti, nebo jste se zapojili do naší sítě talentů, budeme vaše osobní údaje uchovávat po dobu 36 měsíců.

Pro více informací o našem uchovávání vaší žádosti nás můžete kontaktovat prostřednictvím kontaktních údajů uvedených níže.

Vaše práva a možnosti volby

Pokud máte sídlo v EU nebo pokud zpracováváme vaše osobní údaje v EU, máte určitá práva v souvislosti s údaji, které o vás shromažďujeme:

  • Přístup subjektu údajů: Máte právo na přístup ke všem údajům, které o vás CCHBC zpracovává.
  • Oprava: Můžete nás požádat o opravu nepřesných osobních údajů.
  • Výmaz: Za určitých okolností nás můžete požádat o výmaz osobních údajů podle čl. 17 GDPR a my podnikneme přiměřené kroky, abychom informovali ostatní správce, kteří zpracovávají osobní údaje, že jste požádali o vymazání jakýchkoli odkazů na ně, jejich kopií nebo replikací.
  • Odvolání souhlasu: Pokud neexistuje žádný jiný důvod, na jehož základě může CCHBC vaše osobní údaje zpracovávat, můžete odvolat některé nebo všechny souhlasy se zpracováním, které jste nám udělili, a zabránit dalšímu zpracování. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování údajů prováděného do doby odvolání souhlasu se zpracováním.
  • Omezení: Můžete požadovat, aby některé osobní údaje byly po dobu řešení stížností označeny jako omezené, a také omezit zpracování za určitých dalších okolností.
  • Přenositelnost: Můžete nás požádat, abychom osobní údaje, které o vás uchováváme, předali elektronicky třetí straně.
  • Námitka: Můžete požadovat, abychom ukončili zpracování osobních údajů v případě, že zpracování probíhá na základě našeho oprávněného zájmu.

Žádost bude vyřízena bezplatně, a to do jednoho měsíce od jejího obdržení, ve výjimečných případech lze lhůtu prodloužit až o 2 měsíce. V případech stanovených GDPR může být vyřízení žádosti zpoplatněno či může být žádost odmítnuta.

Podat stížnost: Můžete podat stížnost na naše zpracování u národního regulátora ochrany osobních údajů; v České republice to je  Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz)

Váš kontakt pro případné dotazy

Společnost CCHBC má určeného pověřence pro ochranu osobních údajů, na kterého se můžete obrátit v případě jakýchkoli dotazů týkajících se realizace vašich práv a výkladu tohoto oznámení. Kontaktní údaje jsou uvedeny níže:

  • Pověřenec pro ochranu osobních údajů: Nassos Stylianos
  • Coca Cola HBC Services MEPE, 9, Fragoklissias Street, Maroussi 151 25, Řecko.
  • E-mail: [email protected]

Změny tohoto oznámení o ochraně osobních údajů

Toto oznámení o ochraně osobních údajů můžeme čas od času změnit nebo doplnit. Veškeré změny, které v tomto oznámení o ochraně osobních údajů v budoucnu provedeme, budou zveřejněny na této stránce. Abychom vás informovali o změnách tohoto oznámení o ochraně osobních údajů, změníme datum revize v horní části této stránky. Nově upravené nebo doplněné Oznámení o ochraně osobních údajů bude platit od tohoto data revize. Pravidelně se na změny a doplňky vracejte, abyste je viděli.

Tyto informace jsou již zahrnuty v bodě 8, které lze získávat se souhlasem uchazeče, takže na tomto místě mi přijde nadbytečné.